休講の通知

梅雨時の何年か1回ある台風のため、今日(11日(金))の午前中の授業は休講となった。その教職員に対する案内は;

7月11日(金)午前中(1・2時限)の授業はすべて休講と致します。
3限以降の授業は通常どおり実施予定です。

なお、台風の進路が予報以上に遅延した場合などの対応は、学生便覧「台風など自然災害の場合の授業措置」
によります。

である。午前中の休講は決まったが、午後は様子見だよという連絡である。ではどういう時にさらに午後も休講になるのかは、学生便覧を探して読まないといけない。

学生便覧は、その内容のほとんどに変更がない。しかし、一部の変更が必ずあり、学生に周知しなければいけないので、毎年、年度始めに学生と教員に配布される。管理者のようなヒラの教員にとってはほとんど役に立たないので、しかしすぐ捨てるわけにはいかないので、本棚のどっかに、何年か前の学生便覧と共に積まれる運命にある。

つまり、ヒラの教員は学生便覧へのアクセスが難しいのだ。

いまどき、こんな通知はないだろ。学生便覧の規定の要約を掲載するとか、学生便覧のページへのリンクを付けるとかしないと。

事務連絡にはこういうのがよくあるんだよね。受け取る方の状況を考えず、仕事をしていると思うからこういうことになるんだよね。

こっちの大学にいたとき、事務からの連絡メールが、しばしば、「表記の会議が開催されます。添付書類をご覧下さい。」だったんだよね。いちいち添付書類を開かないと、開催日時・場所がわからない。会議の日時、場所を本文に記載させるのに時間がかかったよ。連絡メールを送付する部署が複数あるから、事務方の一人だけを説得してもだめなんだよね。また、事務職員はローテーションで数年したら新しい人になっちゃう。でも一度パターンが決まると、今度はこれを崩すことがないから良いといえば良いのだが。

要するに事務方は文書を回せばそれで済むとおもっているわけで、これに自分の判断で付け加える/削除するということは絶対しないわけだ。責任問題になるからね。だから余計な案内を加えないわけね。添付書類にある会議開催日時とメール本文に書いた開催日時が異なったら大変だからね。

受け取る側の状況を想像してメールは送付すべきなのだ。

ここにもあった。大学のニュースという掲示板である。該当項目をクリックすると以下が表示される。

標記説明会のxxでの開催日程が変更になりましたので、お知らせいたします。
多数の教職員がご出席くださるよう、ご案内いたします。

こんなことを掲載する奴はホントにアホだな。このページにある書類のリンクをクリックすると書類がダウンロードされる。これを開かないと変更日程がわからない。書類はすでに配布されたもので、日時だけが変わったのだ。また同じ書類をダウンロードする必要はないだろうが。必要と思う人だけダウンロードすればいい。前に配布された書類の日付を、ユーザが手書きで変更すればいいじゃん。変更した書類があってもいいけどね。

変更前、変更後どうなったかを、掲示すればいいのだ。

ニュース一覧で項目をクリックする⇒別ベージが開く。ここに記載されている文書名をクリックする⇒ファイルがダウンロードされIEの場合は自動的にワードが起動し開く。Chromeの場合はダウンロードされたファイルをダブルクリックでワードを起動させて開く。⇒ようやく説明会はxx日でなyy日に変更されたことがわかる。

あほらし。ニュース一覧のタイトルには100字程度の説明を記載できるので、ここに記載してあれば、上記の操作をする必要がない。もっと詳しく知りたいとかの場合だけ上記の操作をすればいいのだ。

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