電話の受け方、かけ方

電話の受け方

学内か学外かはベルの鳴り方でわかるから対応もそれに応じて変える。

積極的に電話を受けるポイントは、
●すぐに電話に出る。
●遅くても3コール以内に電話に出る。
●3コール以上で受けた場合は、「お待たせいたしました」の言葉を添える。

「はい、(xx大学)○○研究室です」 学外からだったら大学名を名乗る。

もし、相手が名乗ってくれない場合は、

「失礼ですが、お名前をお聞かせ願えますでしょうか」と、丁寧に聞く。

相手がわかったときにため息とか、声のトーンを変えてはいけない。
(だれのことを言っているかわかっているよね?Mさん)
取次ぎの間、先方に待っていただく必要が出ますが、その時に

「少々お待ちください」

「少々お待ちいただけますでしょうか?」 こちらのほうがいい。

電話応対の挨拶の基本は、以下のような感じです。

「○○を教えてください」 → 「かしこまりました」
相手に確認するときは → 「恐れ入りますが」「失礼ですが」
相手がなにかしてくれる時 → 「よろしくお願いいたします」

頬杖をついて電話をしたり、のけぞって足を組んだり、した態度は先方に必ず伝わる。姿勢をただすこと。
(わかっているよね!!H君)
また、電話をしている人の側で、大声で世間話をしたり、笑ったりするのも厳禁です。
お客様は、電話を通じてあなたを、そしてあなたの研究室の評価を下している。

話の終わりの挨拶は、
「ありがとうございました」
「失礼します」
「よろしくお願いいたします」
等です。

電話の掛け方

■時間を表す挨拶
「おはようございます」
「夜分遅くに恐れ入ります」
を最初に言うと印象がいい。

「○○研究室のxxと申します。いつもお世話になっています」
相手がどこの誰から電話がかかってきたのか分からないと、相手に不快感を与えます。明るく、はっきりした声で挨拶をしましょう。
(わかっているよね。Y先生!!)

感じの良い挨拶は、以下のようなパターンです。

■相手との関係を表す挨拶
「先日は、お忙しいところ、ありがとうございました」

電話をかけた名指し人の部署、役職、氏名など、必要なことをはっきりと告げるようにしましょう。

「xxxの件でお電話いたしました。○○先生は、いらっしゃいますでしょうか」
「xxx担当の○○様をお願いいたします」
など、はっきりと名指し人を特定できるように配慮しましょう。

そのため、まずは相手の都合を聞いて、気配りのある電話をかけるようにしましょう。相手の都合を聞いて、今は話せないというのであれば、すぐに電話を切り、改めて電話するようにしましょう。

「今、よろしいですか?」

という、たった一言が、相手に好印象を与えるのです。

「○○についてご確認したいのですが、今よろしいでしょうか?」
「こんにちは。○○研究室のxxと申します。今お電話、よろしいでしょうか?」
などの問いかけを習慣になるように訓練しましょう。

最後には、
「よろしくお願いします」
「ありがとうございました」
という言葉で締めくくる。