H君に送る言葉

H君がこのたび新しい職場で仕事につくことになりました。

これを祝して送る言葉を書き連ねます。

これは、H君を預かることになって1年余、この間の行動を私なりに解析したので、その解析に基づく言葉です。

新しい上司の信頼を勝ち取るために...新しい上司は、H君の噂しか聞いていないだろうから

1)朝9時に出勤のこと。絶対にだ、どんなことがあっても絶対に9時出勤だ!!
 必要なら目覚まし時計を3個くらい購入しなさい。
 実験しないのだから、前日の仕事が明け方まで続くことはないであろう。
 データ整理などで、明け方になっても徹夜であろうとも、関係なく朝9時には自分のディスクにいること。
 前日、プールバーで遊んでいても関係なく朝9時には自分のディスクにいること。
10時−17時が契約らしいけど、そんなのには関係なく朝9時にはデスクにいなさい。
勤務時間中は、生理のたまり場に遊びにいってはいけない。あたりまえだけど守れないだろうから、あらためてここで言う。
 
  朝、出勤したら新しい上司に挨拶に行き、前日の仕事の結果を報告する。上司の出勤時間に合わせて挨拶に行く事。仕事の進捗状況を毎日報告すること。毎日だ、毎日!! 上司が「もういい、3日に1回でいい」とかいうまで、実行すること。
 ともかく、朝来たら、必ずH君はデスクの前にいる という実績をつくること。 たとえ5分の離席でも、どこにいるかを明らかにすること。トイレでもだ!! そのとき上司がきて、不在で、その理由がわからないと、サボっていると評価される。3回続くと首だ。

2)命令、指示を受けたら、無闇に「はい」と返事をしないこと
 できないことはできない、どうやっていいかわからないことは、聞く。一部でもできるようだったら、ここまではできるが、あとはわからないから教えてほしいと明言すること。
これまでH君は、指示を受けたらなんでも「はい」と答え、結果を残せなかった。それが原因で信頼を勝ち取れなかった。具体的な例をあげると;「このCDを、このリストの人に送付しなさい」という指示に対して「はい」という返事だったのだ。で2−3日後、できたかと聞くと、まだできてないという返事であった。さらに2−3日後、できたかと聞くと、「住所が分からないからまだやっていない」という返事が返ってきた。これは最悪、最低である。なぜか。リストに上がっている人はH君が知っている方々である。学内者であれば、学内便で送付できる。あるいは直接手渡しできる。学内者であるが所属がわからない人もいた。所属を聞けばいいのに、聞く事もしない。学外者の自宅住所がわからない。でも所属がわかるから、ネットで調べれば職場住所はわかる。それでも分からないときは、知ってそうな人に訪ねればいい。このような手順が普通は頭の中にできる。新入生だったら知らない方々ばかりだが、もう生理に10年もいるのだからこのくらいはわかるだろうと指示する方は思う。普通は、できることから実施し(一斉に送付する必要がないから)、できないことを相談する。小学生じゃないんだからね。博士なんだからね、博士!! 
 

3)命令、指示を受けたら、手順書を作成すること
 どんな、些細な命令、指示でも手順書を書きなさい。頭の中で手順ができているとは思わないこと。手順は具体的でなければいけない、「CDの作成と送付」というような記述は手順ではない。これはタイトルであって、そのためにしなければ行けない事を、具体的に記述する。上記の例でいえば; 
  1)学内者と学外者の弁別
  2)封筒とCDを包むためのクッションの購入ー経費については命令者と相談する
  3)学内者で所属、いる場所が分かる方には直接手渡し、もしくはメールボックスに投函
  4)学内者で所属等がわからないときは、上司に聞く、あるいは分かる人に依頼する
  5)学外者の職場職場住所の検索、住所録の作成
  6)住所の分からない学外者の住所は分かりそうな人に聞き住所録を作成
  7)住所を調べている間にクッションでCDをつつみ封筒にいれておく
  8)郵便料金の確認と切手の購入
  9)順次、住所が判明した方への送付
  10)最後まで住所が分からない方については上司に相談
こうやって手順を書くと、9)までは、住所を調べるのに時間がかかるとしても3日あればできるのがわかる。
 このくらいの手順は普通の人は頭の中で構築できるが、H君はできない。だから必ず紙に書き出すこと。どのような些細な仕事でも手順を書くこと。書くのに時間がかかってもいい、結果が早く出る。

4)複数の命令、指示があった場合
  優先順位を決める。わからないときは上司に聞く/確認を取る。
  自分だけの仕事の優先順位は最下位。
  複数の仕事があっても、それぞれの手順書をつくって、実施済みにチェックを入れておけば、やり残したもの、時間が空いているとき、どれをすべきかが判断できる。

市販のミートソースを購入したらスパゲッティ・ミートソースを作ることはできるが、ミートソースから作ることはできない。この事実をしっかり認識して、仕事の手順を書き留めて、新しい職場で、新しい上司の信頼を勝ち取ってくださいな。